Grundsätzlich unterscheide ich in zwei Arten von Guidelines:
- Interne Regelungen, die dazu dienen die festgestellten Risiken zu handhaben
- Externe Regelungen, also Gesetze, Richtlinien, Normen und Standards, die eingehalten werden müssen oder zu deren Einhaltung das Unternehmen sich freiwillig verpflichtet hat.
Interne Regelungen beziehen sich auf die im Risk Management ermittelten Risiken und definieren, wie mit diesen Risiken umgegangen werden soll. Dabei sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- verwenden Sie eine einfache Sprache. Juristisch formulierte Texte mögen inhaltlich korrekt sein, werden aber aufgrund ihrer Komplexität und der sehr fachbezogenen Sprache nur wenige Leser dazu motivieren können, sie vollständig zu lesen. Oder um es deutlicher auszudrücken: sie sind langweilig und keiner liest sie!
- Beschreiben Sie das Risiko noch einmal, auch wenn es an anderer Stelle schon getan wurde. Nicht jeder, der einen Blick in die interne Richtlinie wirft, hat die Risk-Matrix vor Augen. Das 'Warum' zu erklären ist einer der Schlüssel für ein erfolgreiches CMS. Nutzen Sie jede Gelegenheit!
- Kontrollprozesse (engl. Internal Controls) und Dokumentationsanforderungen sind der Kern jeder Guideline. Die Internal Controls stellen sicher, dass die Einhaltung der Regelungen überprüfbar gewährleistet ist. Überprüfbar bedeutet, dass eine geeignete Dokumentation erstellt werden muss.
- mögliche Konsequenzen bei Nichtbefolgen
Das Inventar externer Regelungen sollte das beinhalten, was für das Unternehmen relevant ist. Dabei empfehle ich, auf die Beschreibung von Selbstverständlichkeiten zu verzichtet. Der Fachkundige Buchhalter weiß sehr genau, welche die für das Unternehmen relevanten Bilanzierungsvorschriften sind. Es reicht, auf die Notwendigkeit der Einhaltung der anzuwendenden Gesetze hinzuweisen.
Mehr Aufmerksamkeit sollte stattdessen besonderen Rechtsvorschriften geschenkt werden, die sich aus dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens ergeben. Dies können zum Beispiel Umweltauflagen, Importlizenzen, Vorschriften für den Umgang mit bestimmten Produkten oder branchenspezifische Regelungen sein.
