Wie muss ein Compliance Management aussehen, um erfolgreich zu sein? Der Schlüssel zum Erfolg klingt oberflächlich betrachtet sehr einfach: es muss glaubwürdig, lösungsorientiert und überzeugend sein. Das erscheint Ihnen etwas zu banal? Stimmt! Es klingt tatsächlich so, ist es in der Praxis aber ganz und gar nicht. Warum? Das erkläre ich Ihnen unten. Ein Tipp vorab: sollte man Ihnen in der Vergangenheit Compliance als eine Disziplin erklärt haben, in der es hauptsächlich um die Einhaltung von Gesetzen und internen Vorgaben geht, dann ist das so nicht mehr zeitgemäß! Denn wie in vielen anderen Bereichen der Unternehmenspraxis geht es auch hier vor allem und zu erst um Menschen! Es sind Menschen die Regeln machen und einhalten - oder eben auch nicht! Und Menschen haben die Eigenart so gut wie nichts ohne einen Grund zu tun. Diese Beweggründe, die Motivation der Menschen, die das Unternehmen ausmachen, muss man verstehen und ernst nehmen, um selbst ernst genommen zu werden und so Compliance in den Köpfen festsetzen zu können. Letztlich geht es darum die Akzeptanz und das Commitment der Mitarbeiter zu gewinnen. Dann - und nur dann - kann Ihr CMS erfolgreich sein!

Glaubwürdig

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 "Ich erwarte von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie den Code of Conduct kennen und einhalten!"

So oder ähnlich formulieren Vorstände und Geschäftsführer das Vorwort im Verhaltenskodex vieler Unternehmen. Schlimmer geht es kaum! Gilt denn der CoC nur für die Mitarbeiter, für den Chef aber nicht? Warum sollte eine Belegschaft etwas verinnerlichen, wozu sich die Geschäftsleitung selbst gar nicht verpflichten mag? Hier fehlt es am vielzitierten Tone from the Top. Besser wäre:

"Der Vorstand steht persönlich hinter diesem Code of Conduct und ist selbstverständlich genauso wie jeder andere im Konzern zu dessen Einhaltung verpflichtet." 

Ein klares Bekenntnis dieser Art bildet die Grundlage für ein glaubwürdiges CMS und wird ergänzt durch drei wichtige Elemente:

• Kommunikation:
  "Tue Gutes und rede darüber!" heißt es so schön. Und das sollten Sie auch tun. Halten Sie Compliance ständig im Bewusstsein, sorgen Sie für Aufmerksamkeit, berichten Sie über das, was Sie tun. Aber bitte positiv! Keine 'no-no' Sprache, sondern Hilfestellung. 
• Whistleblower:
  Das Vorhandensein einer Whistleblower Funktion vermittelt eine starke Botschaft: "Wir wollen es wissen, wenn etwas passiert!" Machen Sie klar: Ein Hiweisgebersystem hat nichts mit denunzieren zu tun. Hinweise helfen, Risiko zu minimieren und Schaden vom Unternehmen abzuwenden. 
• Konsequenzen:
  Ja, dieser Teil ist unangenehm. Aber: ohne Konsequenzen bei aufgedeckter Non-Compliance geht Ihre Glaubwürdikeit und damit das ganze CMS den Bach hinunter!

Lösungsorientiert

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'Nein' sagen ist keine Lösung!

 Selbstverständlich haben Sie gute Gründe, wenn Sie sagen, dass etwas nicht geht. Das wollen Ihre Kolleginnen und Kollegen aber nicht hören! Viel interessanter finden die es wenn Sie ihnen einen Weg aufzeigen, wie es vielleicht doch geht. Und zwar - um hier Missverständnissen direkt vorzubeugen - nur im Rahmen der Legalität, denn selbstverständlich müssen sich alle Ihre Lösungsvorschläge immer und ausschließlich an dem orientieren, was im Rahmen der internen und externen Richtlinien möglich ist. Oft wird vergessen: Compliance ist nicht nur ja oder nein. Es gibt oft auch ein ja, aber ...! Bei internen Regelungen könnte es vielleicht möglich sein, dass mit Genehmigung des Audit Committee eine positive Kreditentscheidung für einen Kundenauftrag fällt, der ansonsten nicht den Anforderungen der Credit Policy entspricht. Es muss halt sauber und transparent kommuniziert werden. Anderes Beispiel: Die US Sanktionen lassen keine Iran Aktivitäten von US Unternehmen zu. Das gilt auch, wenn es US kontrollierte Unternehmen im Ausland sind. Ausnahme: sind die entsprechenden Geschäfte organisatorisch so aufgestellt, dass sie die Anforderungen der sogenannten 'General Licence H' erfüllen, sind Iran Aktivitäten möglich. Der lösungsorientierte Compliance Managers kann seiner Organisation diesen Weg aufzeigen und sich damit als Business Partner statt 'No-No-Guy' etablieren.

Überzeugend

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Compliance braucht kein Spiel mit der Angst! Ein CMS braucht Marketing - nach innen und nach außen!

"Wir brauchen das für die Banken. Sonst bekommen wir keine Kredite mehr!" Ich mag solche Sätze nicht, denn sie bauen Drohpotential auf, argumentieren mit Angst. Besser ist es, aus der vermeintlichen Not eine Tugend zu machen und Compliance Management nach innen und außen als Alleinstellungsmerkmal zu positionieren. Ein funktionierendes CMS ist ein kraftvolles Statement nach außen:  wir wollen unser Geschäft ohne Korruption,  Bestechung oder anderes Fehlverhalten ausüben, uns im Rahmen der geltenden Regelungen bewegen und ein vertrauenswürdiger Partner sein. Das klingt nach Phrasen? Vielleicht!  Es kommt eben darauf an was SIE daraus machen. Tipp: übergeben Sie Ihr Statement in Form einer Broschüre an Ihre Geschäftspartner. Sie werden überrascht sein!

Nach innen habe ich sehr gute Erfahrungen mit einem dreistufigen Konzept gemacht:

• Bewusstsein:
  Wissen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt welche Gesetze und interne Richtlinien einzuhalten sind?  Welche davon für sie in ihrem Aufgabengebiet besonders relevant sind und was der Sinn dieser Regel ist?  Machen Sie sich nichts vor: hier könnte es größere Lücken geben, als Sie es sich vorstellen! Erklären Sie das 'WARUM'! 
• Fähigkeiten:
  Regeln und deren Sinn kennen ist gut - zu wissen WIE sie anzuwenden sind ist noch besser. Investieren Sie in die Ausbildung Ihrer Leute. Es zahlt sich aus! Ein wirkungsvolles Trainingskonzept muss nicht teuer sein. Wichtig ist: schneiden Sie das Training auf die Realität in Ihrem Unternehmen zu, nutzen Sie verschiedene Medien und machen Sie Compliance Training zu einer Fortsetzungsgeschichte. Einmal wäre hier keinmal - die Wirkung würde verpuffen. 
• Bekenntnis:
  Haben Sie die beiden ersten Punkte gewissenhaft umgesetzt? Dann müssen Sie hier vermutlich gar nicht mehr so viel tun! Denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die verstehen WARUM und  WIE sie Richtlinien anwenden sollen, werden sich zu diesen auch viel eher bekennen und entsprechend einhalten. Commitment ist das Zauberwort!